Kuinka suuren toimitilan yrityksesi tarvitsee?
Sopivan toimitilan valinta ei ole aina helppoa. Liian pieni toimisto alkaa nopeasti tuntua ahtaalta, mutta liian suuri tila kasvattaa kustannuksia turhaan.
Moni yritys pohtii samoja kysymyksiä:
- Kuinka paljon toimistotilaa tarvitaan per työntekijä?
- Kannattaako tilaa ottaa nykyistä vai tulevaa tarvetta varten?
- Miten hybridityö vaikuttaa toimitilan kokoon?
- Entä jos yritys kasvaa nopeasti?
Oikea ratkaisu riippuu yrityksen työskentelytavoista, kasvusuunnitelmista ja siitä, kuinka joustava toimitila halutaan.
Kuinka paljon toimistotilaa tarvitaan per työntekijä?
Yleinen suuntaa-antava arvio on noin 8–15 neliömetriä työntekijää kohden.
Tarvittava tila riippuu kuitenkin paljon siitä, millaista työtä yrityksessä tehdään. Avotoimisto vie vähemmän tilaa kuin omat työhuoneet, ja hybridityö voi pienentää päivittäistä tilantarvetta merkittävästi.
Esimerkiksi:
- pieni hybriditiimi voi pärjätä noin 60–80 m² tilassa
- 10 hengen perinteinen toimisto voi tarvita 100–150 m²
- asiakastapaamisia järjestävä yritys tarvitsee usein enemmän neuvottelutiloja
Pelkkä työntekijämäärä ei siis yksin määritä sopivaa toimitilaa.
Mitkä asiat vaikuttavat toimitilan tarpeeseen?
Toimitilaa valittaessa kannattaa miettiä ainakin seuraavia asioita:
Työskentelevätkö kaikki samaan aikaan toimistolla?
Jos osa tiimistä työskentelee etänä, tilantarve on pienempi. Entä pitääkö huomioida toisista toimipisteistä ajoittain vierailevat kollegat?
Tarvitaanko neuvottelu- tai asiakastiloja?
Joillekin yrityksille riittää työpisteet, kun taas toisille neuvotteluhuoneet tai edustustilat ovat tärkeä osa arkea.
Tehdäänkö keskittymistä tai yhteistyötä vaativaa työtä?
Hiljaista työrauhaa tarvitseva asiantuntijatyö vaatii usein erilaisia tilaratkaisuja kuin jatkuva tiimityö. Puhelinkoppeja vai tiimityöhuoneita?
Kannattaako toimitilaa ottaa kasvun varalle?
Moni kasvava yritys pohtii, kannattaako toimitila mitoittaa nykyisen vai tulevan tilanteen mukaan.
Liian pieni tila voi hidastaa kasvua nopeasti. Toisaalta liian suuri toimisto voi tarkoittaa pitkiä vuokrasopimuksia ja tyhjillään olevia neliöitä.
Siksi toimitilan joustavuus on nykyään monelle yritykselle tärkeämpää kuin mahdollisimman suuri toimisto heti alkuun.
Miten hybridityö vaikuttaa toimitilan kokoon?
Hybridityö on muuttanut merkittävästi yritysten toimitilatarpeita.
Kun kaikki työntekijät eivät ole paikalla samaan aikaan, yritykset voivat usein toimia pienemmissä tiloissa kuin aiemmin. Samalla toimiston rooli muuttuu: yksittäisten työpisteiden sijaan yhteiset tilat, jaetut työpisteet ja muuntojoustavuus.
Monessa yrityksessä toimitilan tarve voi myös muuttua nopeasti. Rekrytoinnit, muuttuvat työskentelytavat ja liiketoiminnan kasvu tekevät pitkästä ennakoinnista vaikeaa.
Miksi joustava toimitila on yhä suositumpi ratkaisu?
Yhä useampi yritys valitsee toimistohotellin, bisneskylän tai coworking-tilan siksi, että tilatarpeita ei tarvitse lyödä lukkoon vuosiksi eteenpäin.
Joustavan toimitilaratkaisun etuja voivat olla esimerkiksi:
- mahdollisuus kasvattaa tai pienentää tilaa nopeasti
- valmiit neuvottelu- ja yhteistilat
- ennakoitavat kustannukset
- vähemmän alkuinvestointeja
- helpompi mukautuminen yrityksen muutoksiin
Kun toimitila pystyy muuttumaan yrityksen mukana, vältetään tilanne, jossa tila jää liian pieneksi tai tarpeettoman suureksi.
Yhteenveto
Sopivan toimitilan koko riippuu ennen kaikkea siitä, miten yritys työskentelee nyt ja miten sen odotetaan kasvavan tulevaisuudessa.
Monelle yritykselle tärkeintä ei enää ole mahdollisimman suuri toimisto, vaan toimitila, joka joustaa tarpeiden mukana. Siksi toimistohotellit ja muut muuntojoustavat ratkaisut kiinnostavat yhä useampia yrityksiä.Mikäli joustavat ja helpot ratkaisut toimiston valinnassa kiinnostavat, Opus Business Park tarjoaa mukautuvia, joustavia tiloja ja laajoja oheispalveluita tarpeidenne mukaan niin pienille kuin suurillekin yrityksille.
