Toimistohotellit ja yhteisölliset toimistotilat Helsingissä – miten valita omalle yritykselle sopivat tilat?
Sopivan toimistohotellin tai yhteisöllisen toimistotilan valinta Helsingissä perustuu sijaintiin, tilojen joustavuuteen, kustannusten läpinäkyvyyteen, työympäristön laatuun ja tarjottuihin palveluihin. Yrityksen kannattaa arvioida tiloja arjen sujuvuuden, kasvumahdollisuuksien, työntekijäkokemuksen ja brändimielikuvan näkökulmasta.
Oikein valittu toimistotila tukee liiketoimintaa, eikä ole vain kuluerä.
Mitä asioita kannattaa siis ottaa huomioon, kun valitsette yrityksellenne yhteisöllistä toimistotilaa?
1. Sijainti ja saavutettavuus
Sijainti on yksi tärkeimmistä valintaperusteista toimitilaa valittaessa.
Usein toimiston sijainnista puhuttaessa huomio usein kiinnittyy itse osoitteeseen tai kaupunginosaan. Sijainti ei kuitenkaan ole vain karttakoordinaatti. Olennaista on, kuinka helposti toimistolle pääsee eri puolilta kaupunkia tai sen ulkopuolelta – julkisilla kulkuvälineillä, autolla tai pyörällä. Hyvät liikenneyhteydet voivat tehdä hieman syrjäisemmästäkin sijainnista arjessa toimivamman kuin keskeisestä osoitteesta, johon kulkeminen tai parkkeeraus on hankalaa.
Valinnassa kannattaa arvioida sitä, kuinka työntekijät ja mahdolliset asiakkaat liikkuvat, onko toimisto ruuhkaliikenteen solmukohdassa ja onko esimerkiksi pysäköinti järjestetty järkevästi.
Kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, löytyykö toimitilan läheltä kahviloita tai ravintoloita, jotta työlounaat, välipalat ja mahdollinen kokouskestittäminen helpottuu.
2. Tilojen sopivuus arkeen – joustavuus ja kasvumahdollisuudet
Yrityksen tilatarpeet harvoin pysyvät täysin muuttumattomina. Siksi sopimuksen joustavuus ja tilojen skaalautuvuus ovat useille keskeisiä tekijöitä. Toimistohotellit, coworking-tilat ja bisneskylät mahdollistavat usein työpisteiden lisäämisen tai vähentämisen ilman pitkiä sitoumuksia.On hyvä pohtia, missä yritys on puolen vuoden tai vuoden kuluttua ja tukeeko valittu tila tätä kehitystä.
Myös työn luonne ja tarpeet määräävät tiloja: tekevätkö yrityksessä kaikki itsenäistä, hiljaista työtä? Tarvitaanko yksityisiä toimistotiloja, tai puhelinkoppeja ja etäpalaverihuoneita? Onko tarvetta kokoontua usein ison pöydän ääreen tai ottaa vastaan asiakkaita?
3. Kustannukset ja sopimusehdot
Pelkkä kuukausivuokra ei kerro koko totuutta kustannuksista. Olennaista on selvittää, mitä vuokraan sisältyy ja mistä palveluista veloitetaan erikseen. Esimerkiksi siivous, internet-yhteys, neuvottelutilojen käyttö, kahvit ja vastaanottopalvelut voivat sisältyä hintaan tai muodostaa lisäkuluja.
Myös irtisanomisaika ja sopimuksen joustavuus kannattaa käydä huolellisesti läpi ennen päätöstä.
4. Työympäristön laatu
Hyvä työympäristö tukee tuottavuutta ja työhyvinvointia. Ergonomiset työpisteet, toimiva ilmanvaihto, riittävä valaistus ja miellyttävä akustiikka vaikuttavat päivittäiseen jaksamiseen enemmän kuin usein ymmärretäänkään. Toimiiko tiloissa siivous ja huolto? Inspiroiko tila?Myös taukotilat ja keittiö ovat tärkeitä yhteisöllisyyden ja palautumisen kannalta, erityisesti silloin, kun työntekijät viettävät toimistolla useita päiviä viikossa.
5. Palvelut ja yhteisöllisyys
Toimistohotellien, coworking-tilojen ja bisneskylien vahvuus on usein palveluissa ja helppoudessa. Vastaanotto, postin käsittely, siivous ja tekninen tuki vapauttavat yrityksen resursseja omaan ydinliiketoimintaan. Tarjoaako palveluntarjoaja työpaikkajumppaa tai hierontaa tiloissaan? Onko siellä tapana pitää yhteisöllisyyttä ja kohtaamisia edistäviä tapahtumia, kuten afterworkeja, juhlia, bisnes-painotteisia törmäyttämisiä?
Joillekin yrityksille myös yhteisöllisyys ja verkostoituminen muiden toimijoiden kanssa on merkittävä etu, kun taas toisille rauhallisuus ja yksityisyys ovat tärkeämpiä. Kannattaa valita sellainen toimistotila, jonka ydinajatus ja arvot ovat tässä suhteessa samassa linjassa yrityksenne kanssa.
6. Turvallisuus ja tietosuoja
Jos yritys käsittelee luottamuksellista tietoa, turvallisuus nousee keskeiseen rooliin. Kulunvalvonta, lukittavat tilat ja tietoturvallinen verkkoyhteys ovat asioita, joita ei kannata ohittaa, erityisesti jaetuissa työympäristöissä. Saako työpisteen siten, että uteliaat silmät eivät näe salaisia tietoja näytöltänne? Jos tarvetta on, täytyy varmistaa, että tarvittaessa käytössä on myös täysin yksityisiä työ- ja neuvottelutiloja.
7. Teknologia arjen tukena
Luotettava ja nopea internet-yhteys on nykyaikaisen toimiston perusedellytys. Lisäksi videoneuvottelutilat, tulostusmahdollisuudet ja muu tekninen infrastruktuuri vaikuttavat suoraan työn sujuvuuteen. Mikäli etäpalaverissa yhteys tökkii tai tulostimesta on aina muste loppu, kuluu ydinliiketoimintaan käytettävää aikaa turhaan niiden kanssa tappeluun. Yhteisöllisissä toimistotiloissa nämä taistelut käyvät palveluntarjoajat, ja sinä voit keskittyä omaan ydinosaamiseesi.
8. Toimistotilat osana yrityksen brändiä
Toimisto on usein ensimmäinen fyysinen kosketuspiste asiakkaalle tai yhteistyökumppanille. Tilojen ilme, neuvotteluhuoneiden edustavuus, vastaanottohenkilöstön ammattitaito ja yleinen tunnelma viestivät yrityksen arvoista ja toimintatavasta.
Oikeanlainen toimistotila tukee brändiä ja vahvistaa ammattimaista vaikutelmaa.
